In het digitale vertelpunt wordt jou en andere respondenten gevraagd een verhaal te delen (en evt een aantal vragen te beantwoorden over het verhaal en over de situatie van de verteller). Daarbij verzamelen wij geen persoonsgegevens, maar kunnen wel privacygevoelige gegevens aan de orde zijn.

Persoonsgegevens zijn gegevens die over een persoon gaan of naar een persoon te herleiden zijn. Je kunt bijvoorbeeld denken aan iemands naam, e-mailadres, telefoonnummer of woonadres. In deze verklaring kun je lezen dat we op geen enkel moment aan jou of andere respondenten vragen om persoonsgegevens vrij te geven of in te vullen.

Het kan voorkomen dat respondenten bewust of onbewust in hun verhaal of in de open vragen gegevens over anderen opnemen die direct of indirect – d.w.z. in combinatie met antwoorden op andere vragen – te herleiden zijn naar een persoon. In dat geval spreken we over privacygevoelige informatie. In deze verklaring kan je lezen hoe we dit type informatie in het proces ontdoen van herleidbaarheid. Ook geven we in deze verklaring aan hoe we de responsgegevens beveiligen en beschermen tegen onbevoegde inzage, misbruik of verlies.

Wie zijn “wij”?
“Wij” zijn StoryConnect die dit onderzoek met dit vertelpunt uitvoert in opdracht van Dienstenorganisatie PKN Als hoofdaannemer is StoryConnect eindverantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens en het waarborgen van jouw anonimiteit.

StoryConnect verwerkt de gegevens. Dienstenorganisatie PKN ziet erop toe dat StoryConnect zich houdt aan de eisen van deze verklaring en de wettelijke bepalingen. StoryConnect is bevoegd om te werken met de door jou en andere respondenten ingebrachte responsgegevens waarbij zij gehouden zijn aan de instructies uit deze verklaring. StoryConnect heeft een privacy policy. Deze privacyverklaring is daar een verbijzondering van. De privacy policy van StoryConnect is via deze link te raadplegen.

Type gegevens
In een vertelpunt verzamelen we de drie type responsgegevens:

• Verhalen
• Mogelijke antwoorden op duidingsvragen over die verhalen en
• Mogelijke antwoorden op generieke classificatievragen.

Het doel van het verzamelen van de gegevens
Wij ontwerpen vertelpunten voor een specifiek doel. Op de eerste pagina van het vertelpunt kan je daar meer over lezen. Jouw verhaal wordt gebruikt om hier een bijdrage aan te leveren!

Meer specifiek gaan we de door jou en andere respondenten gedeelde gegevens gebruiken om:

• een database met responsgegevens op te bouwen
• in de verzamelde responsgegevens verbanden te leggen en patronen op te sporen. Dit betreft geaggregeerde informatie.
• geanonimiseerde narratieve informatie (verwerkte, bewerkte en geaggregeerde responsgegevens) te produceren die wordt gebruikt in inzicht gevende en beleid-ontwikkelende werksessies met betrokkenen uit de organisatie wat kan worden opgenomen in rapportages.

Voordat genoemde informatie wordt ingebracht in werksessies en rapportages worden deze door ons ontdaan van herleidbaarheid.

De door jou ingebrachte gegevens in het vertelpunt
Je brengt actief gegevens in het vertelpunt door een verhaal te delen en evt vragen te beantwoorden.

Wij stellen alles in het werk om deze gegevens vanaf de start anoniem te houden. Wij zijn geïnteresseerd in de inhoud van je bijdrage maar willen niet dat deze te herleiden is naar jou als persoon. Het proces daarvoor gaat als volgt:

• Het begint met en digitale uitnodiging. Via een email, social media, whatsapp of andere wijze krijg je een uitnodiging om een verhaal te delen op het digitale vertelpunt. Deze uitnodigingen voor het delen van een verhaal zijn verstuurd door iemand binnen de Dienstenorganisatie. Wij staan daar geheel buiten.
• Of het begint met een uitnodiging voor een Face-to-Face afspraak of een groepssessie om verhalen te delen. Dit kan een fysieke sessie zijn of een sessie via videobellen (bijvoorbeeld met teams of zoom). De uitnodiging hiervoor wordt via email of op een andere manier verstuurd door de Dienstenorganisatie. In de uitnodiging staat hoe er in de sessie wordt omgegaan met je persoonsgegevens, de anonimiteit van je verhaal en privacygevoelige informatie. Deelname aan de sessie is vrijwillig. Zo’n sessie wordt in de regel begeleid door een medewerker van de Dienstenorganisatie. Op een bepaald moment in de sessie word je gevraagd om een verhaal te delen in het vertelpunt. Alleen in bijzondere omstandigheden is één van ons bij zo’n sessie aanwezig, bijvoorbeeld als er sprake is van een test of training. Voor zover we de beschikking krijgen over jouw persoonsgegevens tijdens deze sessie vernietigen we die binnen 2 weken na de sessie. Zo blijf je anoniem voor ons.
• In alle situaties is het de Dienstenorganisatie die uitnodigt en die geen persoonsgegevens met ons deelt. Wij hebben dan ook geen kennis van je naam, je emailadres of andere persoonsgegevens. Technisch en organisatorisch is er sprake van een strikte ontkoppeling.
• In de digitale uitnodigingen zit een hyperlink (een url) naar het digitale vertelpunt. In de FtF-afspraak en groepssessies wordt deze link ter plekke aan je medegedeeld of digitaal gedeeld door de begeleider van de Dienstenorganisatie. Hier zijn we niet bij betrokken.
• Het moment dat je via de link op het digitale vertelpunt terecht komt ben je geheel anoniem. Er is immers geen koppeling tussen de uitnodiging en het Vertelpunt. Niemand weet iets van je als je start bij het beantwoorden van de eerste vragen en het intypen van je verhaal.
• In het vertelpunt zelf vragen we geen persoonsgegevens van je.
• Als respondenten zelf privacygevoelige informatie of persoonsgegevens in hun verhalen of open vragen opnemen dan spannen we ons maximaal in om deze te anonimiseren, te generaliseren of te wissen voordat deze gebruikt wordt voor werksessies of rapportages. Dit noemen we het schonen van de data.
• Als verwerkers weten we dus niet wie een respons heeft gedeeld. In het vertelpunt en bij de verwerking van gegevens bent jij daarom anoniem.

Omdat we feitelijk zelf geen persoonsgegevens verzamelen is een bewerkings- overeenkomst in de zin van de wet (AVG) niet nodig. 

Herleidbaarheid door combinaties van antwoorden
Ook combinaties van antwoorden kunnen leiden tot herleidbaarheid. Om dit te voorkomen nemen we de volgende maatregelen: 

• We verzamelen niet meer gegevens dan nodig om het doel te bereiken 
• De classificatievragen maken gebruik van brede klassen en categorieën, die zelfs bij combinaties geen directe herleidbaarheid mogelijk maken. 

Schonen van de narratieve informatie voor presentaties
Voordat narratieve informatie wordt gebruikt voor presentaties in werksessies of rapportages voeren wij twee controleslagen uit. In de eerste slag schonen we de informatie van de aanwezigheid van gegevens die mogelijke herleidbaarheid naar personen bevatten door de betreffende gegevens te anonimiseren, te generaliseren of uit te sluiten. Eén van ons die niet betrokken is geweest bij deze eerste controleslag loopt de te presenteren informatie nogmaals door en controleert deze opnieuw op mogelijke herleidbaarheid. Indien daar sprake van is voert hij wederom een controleactie uit. Met deze twee controleslagen wordt de kans op herleidbaarheid geminimaliseerd.

De internetverbinding
We monitoren het internetverkeer naar het vertelpunt om onze ICT-infrastructuur te beveiligen tegen fraude en misbruik en de betrouwbaarheid van de responsgegevens te waarborgen. Hiervoor leggen we een aantal technische gegevens vast die op geen enkele manier zijn gekoppeld aan jouw persoonsgegevens en daar ook niet naar te herleiden zijn.

Beveiliging van de reponsgegevens
Misbruik en verlies van en onbevoegde toegang tot de responsgegevens voorkomen we door de volgende beveiligingsmaatregelen:

• alleen geautoriseerde medewerkers krijgen toegang tot de gegevens
• op de servers installeren we SSL-certificaten
• op de computers die we gebruiken om de data(bases) te benaderen en te bewerken gebruiken we sterke wachtwoorden
• StoryConnect heeft een overeenkomst gesloten met een dienstverlenende partij voor het beheer en beveiliging van de database op de servers waar het vertelpunt op draait.

Waar kun je terecht met vragen, opmerkingen of klachten?
Mocht je ondanks de hierboven genoemde waarborgen vragen hebben over de wijze waarop wij je anonimiteit waarborgen, je responsgegevens verwerken en ontdoen van herleidbare gegevens of wil je een klacht indienen dan kun je een e-mail sturen naar info@storyconnect.nl.

Daarnaast kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens als je van mening bent dat wij je klacht niet naar behoren hebben opgelost. In directe contacten kunnen we vragen stellen om je functie, rol of betrokkenheid bij de Dienstenorganisatie te verifiëren om zo misbruik uit te sluiten.

Wijziging van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig de digitale versie van deze privacyverklaring te bezoeken en te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 december 2021.

StoryConnect is gevestigd in Leiden, heeft kvk nummer 09222082 en kan worden bereikt via info@storyconnect.nl.