Een totaal aanpak voor behoud van personeel in de zorg
Leer, pas aan en behoud personeel door te werken met verhalen over haarscheurtjes en lijmmomenten in werkmotivatie
We vertellen je graag meer over onze totaal aanpak om personeel te behouden
Maak een afspraak
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Vanuit de leefwereld
Medewerkers zijn het kapitaal van een zorgorganisatie. Investeren in het behouden van medewerkers is belangrijker (om meerdere redenen) dan werven van nieuwe medewerkers. Iedere medewerker weegt regelmatig af of hij/zij op de goede plek werkzaam is. Dat afwegen wordt gevoed door situaties die men in het werk meemaakt. Negatief beleefde situaties kunnen “haarscheurtjes” veroorzaken in de werkmotivatie van een werknemer. Positief beleefde situaties kunnen haarscheurtjes in de werkmotivatie lijmen van een werknemer.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Waarom werken met verhalen
Redenen om te werken met verhalen zijn: a. Verhalen helpen ons om (belevingen van) mensen te begrijpen en een beeld te krijgen van situaties. b. In verhalen zit veel informatie voor het opbouwen van inzicht en het bedenken van grove ideeën voor verandering, experimenten en/of initiatieven. c. Door een verhaal te vertellen reflecteert de verteller over zijn/haar eigen leven en handelen. Daarmee start een verandering. d. Verhalen maken zichtbaar wat zonder verhalen verborgen blijft. In organisaties noem je dat de onderstroom. e. Iedereen kan verhalen vertellen, niemand wordt buitengesloten. f. Verhalen zijn goed te onthouden en daarmee krachtig in storytelling.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Jouw verhaal onze zorg
Vier zorgorganisaties (AxionContinu, QuaRijn, Reinaerde en Sherpa) deden samen met Utrechtzorg mee aan het traject ‘Jouw verhaal, onze zorg’ (JVOZ). JVOZ is bedoeld om te ontdekken hoe zorgorganisaties hun medewerkers kunnen behouden. JVOZ start met het luisteren naar de leefwereld van de medewerkers en biedt ideeën voor concrete kleine acties en experimenten, geen grote reorganisaties of veranderprojecten. Om vanuit kleine succesjes de kans te vergroten dat medewerkers (langer) verbonden blijven aan hun zorgorganisatie.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
De verhalen achter de uitstroomcijfers
De beleving van die situaties en het effect op de werkmotivatie van een medewerker voor een zorgorganisatie is dát waar het bij JVOZ om draait. Maar hoe krijg je de persoonlijke verhalen op tafel? Dit doen we bij JVOZ via het ontwikkelde ‘digitale vertelpunt’ en door verteltafels. Zo krijgt een organisatie inzicht in de diversiteit aan persoonlijke verhalen achter de getallen van landelijke rapporten. Zowel positief als negatief. Hiermee kunnen we de haarscheurtjes en lijmmomenten in het systeem ontdekken die uiteindelijk leiden tot een breuk of een herstel van een breuk in de werkmotivatie van een medewerker. In 10 weken werden binnen de vier zorgorganisaties Sherpa, Reinaerde, AxionContinu en QuaRijn meer dan 500 verhalen opgehaald!
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Waar ga je als organisatie mee aan de slag?
Aan de hand van de analyse van de informatie kijken de interne en externe projectleiders samen met de bestuurder(s) in welke probleemgebieden de meeste winst te behalen valt. In ‘rode draden sessies’ gaat een groep van interne medewerkers van stafafdelingen, operationeel management en de werkvloer met deze gebieden aan de slag. Samen zoeken zij naar de overkoepelende rode draden en patronen die in de verhalen te ontdekken zijn. Daarbij wordt gebruikgemaakt van diverse werkvormen, waaronder die van organisatie-opstellingen.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Thema’s die in 2021 en 2022 in de verhalen naar voren kwamen
De volgende thema's kwamen uit de verhalen: Waardering, Werksfeer, Omgang met elkaar, Relatie medewerker en leidinggevende(n), Manier van het doorvoeren van
veranderingen
De input uit de verhalen (de pijnpunten uit de praktijk) wordt al tijdens het project door het management van de deelnemende organisaties verwerkt in de jaarplannen. Om zo uitstroom tegen te gaan en te zorgen voor het behoud van zorgmedewerkers.
De medewerkers zijn blij dat er naar hen geluisterd wordt. Zorgorganisaties concurreren niet met elkaar maar werken in dit project samen. Ze leren samen wat werkt en delen oplossingen voor elkaars pijnpunten. Het resultaat? Minder verloop en veel meer positieve energie.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Ontwikkelend verbeteren en veranderen met hulp van Action Learning
Voor ondersteuning van kwartiermakers uit de verschillende deelnemende organisaties is een Action Learning traject JVOZ ingericht. Hierin wordt kennis overgedragen over veranderen in complexe systemen en relevante onderwerpen uit de interventie- en veranderkunde. Gelijktijdig gaan deelnemers aan de slag met hun creatieve, flexibele acties of experimenten in hun eigen organisaties. We onderscheiden ‘korte klap initiatieven’ (laag hangend fruit, acties die snel tot resultaat leiden) en ‘lange klap interventies’ (acties die zich richten op gedragsverandering en het doorbreken van ingesleten patronen en/of het doorbreken van vastgezet denken en routinematig doen).
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Intervisie en samen leren
Praktijkervaringen worden via intervisie en andere werkvormen besproken in de Action Learning sessies. Conceptueel leren en toepassen wordt zo direct met elkaar in verband gebracht. De impact in de verschillende organisaties is dat er op tal van plekken beweging is ontstaan die leidt tot (A) het vergroten van de kans op behoud en (B) het vergroten van een inclusieve open cultuur, waarbij negatieve patronen stap voor stap uit de organisatie worden verdreven. In het eerste JVOZ-cohort werden deelnemers enorm geïnspireerd door dit programma. Niet in het minst omdat zij een nieuw repertoire ontwikkelden van kijken, denken en doen voor hun activiteiten in de organisatie.
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Een aantal resultaten van deze aanpak
Bestuurders, leidinggevenden én medewerkers hebben hun zicht op wat er aan de hand is in hun zorgorganisatie en hoe complex het probleem is, vergroot. Men beseft dat eenvoudige recepten niet voldoende zijn. Velen beseffen dat de belevingswerelden waarin medewerkers beslissingen nemen over vertrek/blijven veel gevarieerder zijn dan ze dachten
en dat dáármee moet worden omgegaan. Deze gewijzigde ‘kijk’
op het vraagstuk heeft een enorme impact. Het is confronterend te horen wat medewerkers beleven en wat hen parten speelt, maar het opent ook nieuwe wegen om na te denken over oplossingen.
Door de complexiteit van het probleem realiseren de betrokkenen zich dat
een lineaire ‘van A naar B-oplossing’ niet werkt. Daarom is gebruik gemaakt van het experimenteren met kleine veranderingen. Door die steeds groter te maken, wordt een beweging in gang gebracht.
Voorbeelden van (kleine) veranderingen die hebben plaatsgevonden als gevolg van deze aanpak:
Deelnemers leerden écht luisteren naar medewerkers en dan bleek een oplossing soms heel simpel.
Verteltafels (luisteren naar de verhalen) is veel vaker ingezet in alle deelnemende organisaties.
Aanpassen van beleid rond nieuwe medewerkers.
Aanpassen van de span of control.
De aanpak behoud personeel in de zorg JVOZ is ontwikkeld door Utrechtzorg en StoryConnect in nauwe afstemming met 4 zorgorganisaties in de regio Utrecht.
De aanpak JVOZ werd uit een groot aantal inzendigen gekozen tot 1 van de 10 genomineerden voor de Impactmakersprijs in de zorg in 2021.
Eind september starten we weer een nieuwe ronde JVOZ
Meer weten, maak een afspraak
Evalueer, leer en verbeter door verhalen
Ons digitale platform
Ons digitale platform stelt onze klanten in staat om continue en grootschalig te luisteren naar verhalen. Het platform bestaat uit een vertelpunt en bijbehorend live dashboard. De vertelpunten maken we samen met onze klant op maat. Door onze ruime ervaring met werken met verhalen is veel kennis opgebouwd over: 1) Hoe je mensen stimuleert een verhaal te delen. 2) Welke vragen je kan stellen over een verhaal. 3) Hoe je vertelpunten zo inricht dat het invullen niet veel tijd kost en voor de invuller prettig is om in te vullen.
Ook het bijbehorende live dashboard ontwikkelen we samen met de klant. Zodat deze gebruiksvriendelijk is en die informatie zichtbaar maakt die voldoet aan de wensen van de klant.
Wij zorgen ervoor dat onze dashboards zijn gevuld met zowel verhalen als data over de verhalen. Via patroon evaluatie wordt duidelijk wat bijvoorbeeld belangrijke thema’s zijn waarover mensen verhalen delen.
Privacy- en veiligheidseisen
Verhalen zijn voor ons heel waardevol. We zorgen ervoor dat mensen anoniem hun verhaal kunnen delen en beschermen de verhalen met de grootst mogelijke zorg. Ons platform voldoet aan de meest strenge privacy- en veiligheidseisen, waaronder het DigiCert certificaat.
