Toelichting omgang met privacygevoelige gegevens

Waar is deze toelichting voor?
Deze toelichting beschrijft de manier waarop StoryConnect omgaat met privacygevoelige informatie die wordt verzameld en verwerkt ten behoeve van dit project.

Privacybeleid StoryConnect
Het werk van StoryConnect draait al vele jaren om de betekenis van persoonlijke verhalen. Het is voor ons een tweede natuur om zorgvuldig en voorzichtig met privacygevoelige informatie om te gaan. Wij behandelen de informatie die wordt gedeeld altijd zorgvuldig en zorgen ervoor dat de privacy van de personenen die ervaringen delen gewaarborgd blijft.

StoryConnect heeft een algemene privacy policy die is na te lezen is op onze website. Deze toelichting is gebaseerd op deze privacy policy. Deze toelichting bevat dat deel van het privacybeleid dat van toepassing is op de uitvoering van dit project en is aangevuld met specifieke informatie over het project en aanvullende maatregelen.

Welke gegevens worden gebruikt?
Het project gebruikt vier verzamelingen van privacygevoelige gegevens:

  1. Persoonlijke ervaringsverhalen en de antwoorden op de duidingsvragen (samen narratieven) die door uitgenodigde personen vrijwillig zijn gedeeld via het door StoryConnect ontwikkelde en beschikbaar gestelde online Vertelpunt; StoryConnect verwerkt deze informatie voor het realiseren van materialen voor werksessies, het visualiseren en evalueren van patronen en rapportages.
  2. Functionele gegevens om de online diensten van StoryConnect (Vertelpunt, StoryDashboard) prettig en veilig te laten functioneren.
  3. Persooonsgegevens (namen, telefoonnummer, e-mailadres) van personen die betrokken zijn bij het project.

NB: De persoonsgegevens in de verschillende verzamelingen zijn NIET aan elkaar gekoppeld. Een persoonlijk ervaringsverhaal is daardoor niet te herleiden naar de persoonsgegevens die evt zijn gebruikt om de verteller uit te nodigen.

Ad 1. Persoonlijke Ervaringsverhalen
De vertellers delen hun persoonlijke ervaringsverhalen en beantwoorden daarover vragen (duidingsvragen) via het door StoryConnect ontwikkelde online Vertelpunt. De vertellers kunnen hun ervaringsverhalen en de duidingsvragen volledig anoniem delen. Het Vertelpunt vraagt niet om persoonsgegevens.

De informatie die de vertellers delen via het digitale Vertelpunt wordt verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. visualisatie van patronen in de antwoorden op de duidingsvragen voor (i) het monitoren en bijsturen van het  proces van delen van ervaringen en (ii) het uitvoeren van patroonevaluaties;
  2. selecteren van ervaringsverhalen, patronen en observaties en het produceren van materialen ten behoeve van het uitvoeren van werksessies;
  3. uitvoeren van werksessie waarin diverse betrokkenen gezamenlijke inzichten opbouwen om samen tot betekenisgeving te komen en gewenste interventies te definiëren.

Vertellers kunnen – bewust of onbewust –  in hun narratief persoonsgegevens of informatie vermelden die naar een persoon is te herleiden. De volgende maatregelen worden genomen om de verspreiding van privacygevoelige informatie te voorkomen: 

– StoryConnect controleert narratieven die worden geselecteerd voor gebruik in werksessies of rapportages op persoonsgegevens en anonimiseert deze door de persoonsgevens onleesbaar te maken of te verwijderen; 

– StoryConnect beoordeelt of het risico aanwezig is of een geanonimiseerd narratief nog te herleiden is naar een specifieke casus of persoon; indien dit het geval is, wordt het narratief uitgesloten van gebruik voor werksessies of rapportages;

– StoryConnect stelt een vertegenwoordiger van het project in de gelegenheid om de geselecteerde narratieven voorafgaand aan het gebruik in de werksessie te controleren op privacy risico’s en ervaringen uit te sluiten van gebruik in werksessies;

– Deelnemers aan de werksessies krijgen bij aanvang van de werksessie instructies om zorgvuldig om te gaan met de narratieven en dat zij privacygevoelige informatie niet buiten de werksessie mogen hergebruiken. Indien gewenst kan afgesproken worden dat deelnemers een schriftelijke verklaring ondertekenen waarin zijn verklaren dat zij privacygevoelige informatie niet buiten de werksessie hergebruiken.

Ad 2. Functioneren van de online diensten
Het prettig, betrouwbaar en veilig functioneren van de online diensten van StoryConnect vereist dat tijdens het gebruik op de achtergrond technische gegevens worden opgeslagen, zoals voor:

– het halverwege kunnen opslaan van responses in het online Vertelpunt, zodat vertellers later weer verder kunnen;

– het beveiligen en het bestrijden van misbruik van het online Vertelpunt en het StoryDashboard.

Ad 3. Contactgegevens personen van de projectgroep
Medewerkers van StoryConnect leggen ten behoeven van het aangaan van overeenkomsten en de planning en coördinatie van het project contactgegevens van de medewerkers van betrokken organisaties vast.

Deze contactgegevens worden beheerd in overeenstemming met het algemene Privacybeleid van StoryConnect. Wij zullen deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan degene die hierboven besproken zijn, tenzij we daar vooraf toestemming voor hebben gekregen of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Ad. 4. Contactgegevens voor Uitnodigingen
De uitnodigingen om persoonlijke ervaringsverhalen te delen of deel te nemen aan werksessie worden altijd verstuurd door de projectpartner. StoryConnect beschikt niet over de persoonsgegevens die worden gebruikt om de uitnodiging te sturen en heeft daar geen toegang toe. De partijen die de uitnodiging sturen worden geacht hun eigen privacy richtlijnen te hebben en die toe te passen.

Een uitnodigende organisatie verwijst de vertellers in de regel naar het online Vertelpunt d.m.v. een hyperlink.

Gegevensbeveiliging
Wij nemen strenge beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot door ons verkregen en beheerde persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij:

– dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot gegevens, dat de toegang tot gegevens is afgeschermd en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd.

– dat wij SSL-certificaten gebruiken voor een veilige overdracht van gegevens en communicatie met ons.

– dat onze laptops, computers en telefoons voorzien zijn van deugdelijke paswoorden en (zo mogelijk) bij verlies of diefstal van afstand onbruikbaar te maken zijn.

Privacy en derde partijen
StoryConnect verkoopt nooit persoonsgegevens. We zullen gegevens alleen met anderen delen in de volgende twee gevallen:

Voor het verlenen of uitvoeren van onze diensten.
StoryConnect heeft een overeenkomst met een dienstverlenende partij voor het onderhouden van onze servers en websites. Met hen hebben we bewerkersovereenkomsten gesloten die privacy op minimaal hetzelfde niveau beschermen als wij dat zelf doen.

Voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting.
Een politievordering kan ons verplichten om gegevens met de politie te delen.

StoryConnect gebruikt software van andere partijen om te meten hoe goed onze websites en apps werken. Hiervoor gebruiken wij onder andere Google Analytics, waar wij een verwerkersovereenkomt mee hebben gesloten. Meer informatie over gegevensverwerking door Google Analytics vind je in de Privacy Policy van Google. Wij zorgen ervoor dat gegevens goed worden beschermd en beveiligd, ook nadat ze gedeeld zijn met een andere partij.

Privacyrechten
Gebruikers van onze website en diensten hebben privacyrechten. Zij kunnen vragen om inzage in of correctie, verplaatsing of verwijdering van hun persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk om te vragen verdere verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk stil te zetten of zelfs hiertegen bezwaar te maken.

Indien een gebruiker zijn recht wil inzetten of er meer over wil weten, dan kan deze contact opnemen via info@storyconnect.nl.

Het is ook mogelijk om contact met ons op te nemen wanneer je niet een van je privacyrechten wil uitoefenen, maar een klacht wilt indienen over iets waar je niet tevreden over bent. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse waakhond van de privacywetgeving.